Quem está envolvido na organização de eventos, sabe qual a necessidade de ter tudo planejado e controlado, para que o resultado seja de acordo com o desejado.
Um evento de sucesso é aquele em que os convidados comparecem, tem serviço de qualidade desde a organização até a desmontagem, que tem um buffet que sirva bons petiscos e bebida de acordo com o perfil do público. Tudo transcorre de forma tão natural que ninguém repara como foram intensas e especializadas as tarefas e providências dos bastidores, sobretudo a pessoa que contratou.
E esta organização envolve etapas que são fundamentais para facilitar o trabalho de quem organiza e quem está envolvido na dinâmica da produção.
E claro, para que um evento que realmente tenha boa repercussão, é necessário que o mesmo tenha fundamental: público.
Sendo assim, conhecer o seu público é o primeiro passo para idealizar um evento relevante para este, que inclui o tema, o tipo de evento, estilo de música, buffet e acima de tudo, o espaço aonde será realizado.
Logo a pergunta crucial de quem organiza um evento é: Por que as pessoas virão no meu evento?
As respostas você encontra não só pesquisando com as pessoas, mas também investindo na observação do comportamento delas nas redes sociais. É uma excelente fonte de informação para desenhar um evento de sucesso.
Tão importante, como definir estes pontos, você deve ter claro qual o orçamento disponível. Antes de iniciar a definição de estratégias a serem adotadas na organização do evento, essa resposta precisa estar na ponta da língua. Muitas vezes o orçamento é pequeno, mas jamais deve trazer prejuízo para quem organiza. A capacidade de adequação demonstrará sua criatividade e competência como profissional.
A escolha do local e data também é o algo estratégico, pois um evento envolve não só a participação dos convidados, mas também de patrocinadores, promotores e fornecedores em geral. É preciso atender a todas as necessidades.
Evite datas comemorativas ou choque com eventos concorrentes, pois entrar na acirrada disputa pelo mesmo público será um desafio ainda maior.
Durante a escolha do local, avalie bem o perfil do público-alvo e algumas conveniências, como estacionamento e facilidades de acesso. É preciso ter a infraestrutura mínima necessária e condizente com o orçamento, além de representar a “cara” do evento.
Também escolha um menu com opções de drinks, petiscos e comidas que sejam adequadas ao público-alvo. Importante também que tenha opções de finger food que sejam diferentes, que estejam na moda e que agradem a grande maioria dos convidados, como por exemplo os dadinhos de tapioca com geleia de pimenta, o grande queridinho de festas e eventos.
E tenha em mente que, num evento de sucesso são priorizadas todas as fases de planejamento: antes, durante e depois.
Pouca gente imagina, mas é preciso planejar também todas as atividades de encerramento da festa como desmontagem, limpeza, pagamento de fornecedores, levantamento de possíveis reparos de objetos como copos e pratos quebrados etc…
Isso garante a credibilidade de seu serviço e a satisfação de seu cliente do início até o fim.